Normas de Control Interno en las Cobranzas dentro de una empresa

Para el movimiento de fondos:

SOBRE EL PROCESO EN SÍ:

• Separar los fondos provenientes de cobranzas de los destinados a pagos.
• Debe guardarse registro contable de las operaciones relacionadas con el movimiento de fondos.
• La realización de arqueos sorpresivos de Caja permite verificar si los valores en existencias coinciden con los que surgen del registro contable.

SOBRE LOS RESPONSABLES:

• Separar funciones y dividir las tareas de los responsables del manejo de los fondos y del registro de transacciones.
• La responsabilidad sobre el control de los valores monetarios debe recaer en una única persona.
• Es conveniente que el personal rote periódicamente.

Propias de la cobranza:

SOBRE EL PROCESO EN SÍ:

• Proceder a la liquidación Inmediata de la cobranza. Los fondos deben llegar cuanto antes a la empresa.
• Realizar el Control de los valores recibidos por correspondencia.
• Efectuar el depósito íntegro e inmediato de la Cobranza.

SOBRE LA DOCUMENTACIÓN:

• Utilizar recibos prenumerados.
• Confección de cheques con restricción de cobro.
• Evitar la aceptación de cheques de pago diferido.
• Documentar las transferencias internas de dinero o de valores.

SOBRE LOS RESPONSABLES:

• Designar un responsable de la asignación de descuentos.
• Custodiar los documentos a cobrar.