¿Qué es integración en un sistema de información? ¿Por qué es importante la relación de los sistemas de integración? ¿Qué se entiende por integración? ¿Qué es diseño e integración de sistemas?

Integración de sistemas de información es la capacidad que tienen los mismos de presentar una visión general, homogénea, y única de los distintos aspectos que describen a una organización.

En un extremo encontramos a los sistemas personales o individuales que realizan las funciones para los cuales fueron diseñados, pero sin nivel alguno de integración. No tienen previsto importar o exportar datos, es decir, se desempeñan en forma autónoma.

Por otro lado también existen sistemas cuyo objetivo es lograr la integración de otras aplicaciones posibilitando que sistemas autónomos que no fueron diseñados para compartir información, se desempeñen en forma coordinada integrando los datos de diferentes aplicaciones.

Estas aplicaciones de integración empresarial (EAI enterprise application integración) proporcionan un software intermediario (middleware) que realiza la conversión y coordinación de datos, comunicación entre sistemas y servicios de mensajes así como el acceso a las interfaces de las aplicaciones vinculadas.

Este tipo de soluciones es usada por muchas empresas de auditoría para acceder a los sistemas operativos de sus clientes.

Es a través de este tipo de sistemas de interfaces que se pueden implementar las aplicaciones basadas en distintas plataformas tecnológicas (por ej. Dispositivos inalámbricos que vinculan datos entre una plataforma móvil y los sistemas centrales.

Por último existen sistemas de información altamente integrados, que integran sin necesidad de intermediación alguna, la totalidad de las funciones que los componen y posibilitan la comunicación con otros sistemas.

La integración de los sistemas se puede dar desde tres puntos de vista diferentes:

· Sistemas integrados funcionalmente: integran en una única solución todos los procesos funcionales de distintas áreas y niveles organizativos.

· Sistemas integrados para la toma de decisiones: integrado en una única aplicación distintas herramientas para la toma de decisiones.

· Sistemas para la integración de RRHH: agrupa los recursos, herramientas y aplicaciones destinados a lograr una integración de los RRHH

Los sistemas de información, tal como se desarrollaron hasta la década de los 90 y tal como han sido presentados hasta ahora, tuvieron como objetivo resolver problemas o efectuar mejoras ̈funcionales ̈ de las organizaciones. Es por ello que siguiendo ese enfoque funcional, el diseño de los sistemas de información se convirtió en causa y efecto de niveles de fragmentación de procesos cada vez mayores.

La paulatina incorporación de la informática en las empresas empezó a dar soporte a cada uno de estos departamentos y áreas funcionales en forma separada, reforzando la fragmentación ya existente.

Pero esta forma de desarrollar e implementar sistemas, donde cada departamento se centra en la función que tiene asignada, hace perder la visión global de las actividades de toda la organización. La separación entre las distintas funciones suele dificultar la comunicación entre los departamentos y el flujo de actividades que deben realizarse.

Las organizaciones deben ser repensadas en términos de procesos y hoy nos encontramos todavía con muchos sistemas de información que están en conflicto con los objetivos generales del negocio y que atentan contra la visión compartida que toda organización debe tener de sí misma.

Sin embargo, la integración de muchas tareas y procesos traen a las organizaciones gran cantidad de inconvenientes. Muchas veces ni siquiera pueden ser previstos, por lo cual muchas empresas prefieren utilizar aplicaciones ya

integradas adaptándose a las soluciones propuestas en vez de experimentar soluciones propias dichos inconvenientes.

Así surgen las aplicaciones altamente integradas que proveen distintos modelos resueltos de integración funcional que asisten a las organizaciones en sus diferentes niveles que, actualmente, se conocen en el mercado como:

· Sistema de planificación de recursos empresariales - ERP

· Sistemas de administración de relaciones de clientes - CRM

· Sistema de cadena de abastecimiento - SCM

Son software prefabricado e integrado, cuya finalidad es colaborar con los sistemas de información en las organizaciones, típicamente compuesto por un conjunto amplio de subsistemas estándar y que son susceptibles de ser adaptados a las necesidades específicas de cada organización.

Tienen como objetivo integrar todas las funciones operativas de una organización.

Los datos generados por las funciones de un sector se reflejan en la base de datos compartida con el resto de las funciones y sectores. Esto permite una visión en tiempo real del funcionamiento de toda la organización.

Estos sistemas son desarrollados en base a patrones o criterios obtenidos de las mejores prácticas de las empresas que los han utilizado. Patrones diseñados para maximizar la eficiencia y minimizar la personalización.

La implementación de un sistema ERP implica un proceso de reingeniería que se tratara de una adaptación recíproca entre los procesos de la organización y la propuesta que para los mismos la flexibilidad del sistema posibilite.

Los motivos para adoptar sistemas ERP frecuentemente no son tecnológicos sino oportunidades de negocio. Por ejemplo:

· Modificación del modelo operativo de la organización

· Cambios profundos en la estructura organizativa

· Modificación de los canales de comercialización

· Tercerizacion de servicios críticos

· Integración de operaciones dispersas

· Consolidación de distintas empresas

· Cambios sustanciales en la plataforma tecnológica

· Incorporación de comercio electrónico

· Transformación en la orientación de negocios de la organización

Experiencias de ERP en Argentina: en el mercado de sistemas de gestión en Argentina, se destacan, el SAP con el 37 % del total del mercado, y el TANGO con el 15, 7 %

Los ERP son sistemas modulares con lo cual una organización puede adaptar algunos módulos pero no otros. Cada módulo realiza funciones pero integra sus datos mediante una base de datos única y compartida para todas las funciones de los distintos módulos.

Cada sistema ERP permite cierto grado de personalización para posibilitar algunos ajustes a la forma particular de funcionamiento de cada organización. Esta personalización se logra por medio de parámetros con los cuales se regula el funcionamiento general de la aplicación y se logra cierta flexibilidad.

Los parámetros de un sistema son tratados como datos dentro del sistema, es decir, que se pueden modificar como cualquier otro dato por quien esté autorizado.

Cuanto mayor sea la flexibilidad del sistema, mayor será la tarea, complejidad y tiempo necesario para iniciar esa puesta en marcha. El grado de adecuación del ERP a necesidades u oportunidades cambiantes estará condicionado por la cantidad de parámetros y el conocimiento que haya adquirido la organización sobre el uso de los mismos.

A las funciones de estos sistemas, a veces, se les integra una ¨pista de auditoría¨ transaccional de forma tal que queden registrados los usuarios que accedieron a registrar, modificar, o consultar los datos disponibles de cada función.

Los ERP son generalmente multiplataformas, multi empresas, multimonedas, multilenguajes, y múltiples.

Estos sistemas son una combinación de procesos de negocios y tecnología que pretende comprender las múltiples facetas de las necesidades de los clientes y presentar esa visión de una manera integrada. Esto solo se logra creando una infraestructura que integre la totalidad de la información de ventas, marketing, atención al cliente e investigación de mercado. Estos sistemas están destinados a cambiar el concepto de relaciones con los clientes, teniendo una visión integrada y única de los clientes, ya sean actuales o potenciales.

Los incentivos para clientes como los programas de lealtad de ¨viajero frecuente¨ y los cupones de ¨compra x cantidad y obtenga algo gratis¨ ya no son suficientes.

Los sistemas CRM tienen 3 objetivos:

· Tener una visión integrada y única de los clientes pudiendo emplear distintas herramientas para su análisis.

· Gestionar las relaciones con los clientes de una manera única independientemente de cómo fue contactado

· Mejora de la eficacia y eficiencia de los procesos implicados en las relaciones con los clientes.

Uno de los logros de los sistemas CRM es hacer que la visión, gestión, y análisis de rentabilidad de los clientes se independice del canal con el cual se contacten con la organización.

En un mundo donde los productos son cada vez más similares, la estrategia que triunfe será la que comprenda que la atención que se proporciona a los clientes es el factor decisivo para atraerlos y mantenerlo. Lo que se intenta es fidelizar y fortalecer las relaciones con el cliente.

Para alcanzar el éxito en la puesta en marcha de este tipo de solución se deben tener en cuenta:

· Estrategia: la implantación de herramientas CRM debe estar alineada con la estrategia corporativa y ser coherente con las necesidades tácticas y operativas de la misma.

· Personas: la tecnología no es suficiente. Al final los resultados se obtendrán con el correcto uso que hagan de ella las personas. Se debe buscar el enfoque a los clientes por parte de todos sus integrantes. La cultura, la formación y comunicación interna son las herramientas clave.

· Procesos: es necesaria la redefinición de todas las actividades relacionadas con los clientes, de modo de lograr procesos más eficientes y alineados con la estrategia que redefina.

· Tecnología: en cada caso será diferente, en función de las distintas estrategias, necesidades y recursos.

Aplicaciones Informáticas de CRM

· Aplicaciones CRM operativas: aumentan la capacidad de los empleados al proporcionarles ambientes de trabajo basados en roles. Permiten la integración perfecta de la totalidad de los datos disponibles en tiempo real, al tiempo que se sincronizan las interacciones con el cliente a través de todos los canales de contacto disponibles con los mismos.

· Aplic. CRM analíticas: ayudan a comprender lo que quieren los clientes, prever su comportamiento, adquirir nuevos clientes y a retener los ya existentes.

· Aplic. CRM cooperativas: Estas aplicaciones ayudan a trabajar más estrechamente con los clientes, posibilitando que los mismos interactúen directamente con los datos que la organización ha puesto a su disposición.

La cadena de abastecimiento consiste en todas las actividades vinculadas con los flujos y transformación de los productos, desde las materias primeras hasta el producto terminado entregado al cliente final, los servicios e informaciones asociados a estas actividades.

La cadena de abastecimiento enlaza a proveedores, plantas de fabricación intermedia, procesos de elaboración mercantilizados, centros de distribución, tiendas de venta minoristas, etc. Las materias primas, la información y los pagos fluyen en ambas direcciones a través de todos los eslabones de la cadena de abastecimiento.

· Flujos de materiales

· Flujos de información

· Flujos financieros

Las organizaciones comprenden que entre más eficaces sean las relaciones con sus socios, mayor es la ventaja competitiva que pueden tener sobre sus competidores. La competencia entre productores se convierte de esta manera en una competencia entre cadenas de abastecimiento.

¨Flujo ascendente¨ de la cadena de suministro se conforma entonces por proveedores primarios, secundarios y terciarios, y los procesos de cada uno de ellos para manejar las relaciones entre sí.

¨Flujo descendente¨ que incluye a las organizaciones y procesos necesarios para entregar los productos terminados a los clientes finales donde cada uno de ellos se encuentre.

Aun en las cadenas de abastecimiento sin inconvenientes, los minoristas van a tratar de maximizar sus beneficios acortando el periodo de reposición de sus productos, reduciendo así el costo de sus Stocks. Por otro lado, los productores maximizan sus beneficios con ciclos de producción mucho más largos, obteniendo ventajas en las economías de escala. Para manejar la conciliación entre ambos esquemas las compañías crean depósitos con existencias en la cadena de abastecimiento.

Los socios comerciales de una cadena aplican diversas estrategias; como la fijación de precios de promoción, descuento por volúmenes de compras y de diversificación de producto, para obligar a los otros integrantes de la cadena a mantener stocks adicionales o a soportar el costo de los mismos.

Un grupo de procesos fragmentado, y con fines específicos se transforma en un sistema coherente capaz de ofrecer valor al cliente. Se logra, mediante esta integración, minimizar el costo total del proceso desde el pedido hasta la entrega; reduciendo costos de inventario, transporte y manejo.

Si estos datos se utilizan en conjunto con el software adecuado de optimización de reposición, pueden resolverse las necesidades de reabastecimiento proyectadas y proporcionar la información sobre planeación de la producción que requieren los productores.

Todos estos sistemas generalmente se integran por distintos módulos que se pueden utilizar en forma independiente o asociada, e involucran a distintos sectores internos:

- Módulo de compromiso de pedido

- Módulo de programación avanzada y planeación de la manufactura

- Módulo de planeación de la demanda

- Módulo de planeación de l distribución

- Módulo de planeación de transporte

Para administrar y posibilitar la integración entre varios participantes de la cadena de abastecimiento, las organizaciones tienen que instalar aplicaciones empresariales a gran escala que cumplan con los requerimientos de planificación y ejecución en colaboración.

Integración para la toma de decisiones

Para la organización contar con muchos datos no significa disponer de buena información. Las organizaciones deberán usar técnicas para agregar y seleccionar los datos más adecuados para cada decisión que se debe tomar.

Las empresas que adoptan estas herramientas ¨le dieron gran importancia a lograr que todos en la organización entendieran la estrategia y se condujeran en el día a día del negocio de manera tal que contribuyeron al éxito de dicha estrategia¨.

Proveedores de este tipo de soluciones: proveedores de nicho, empresas que se dedican a desarrollar este tipo de herramientas (Microstrategy, Software and Services – SAS-, Business Objects y Cognos, entre otros); y empresas proveedoras de sistemas transaccionales integrados (ERPs, como los de Microsoft, SAP, ORACLE) o no integrados (Sistemas contables, sistemas de hs, etc.) que agregan estas funcionalidades a sus aplicaciones.

· Fuentes de datos: Proviene de una o más bases de datos operacionales, algunas veces externas a la empresa e incluso datos internos que no han sido sistematizados por otras aplicaciones.

· Extracción, transformación y carga o consolidación: Describe los procesos empleados para acceder y copiar los datos de las distintas fuentes de datos. Luego procede a su transformación. Por último, los datos deben cargarse al repositorio desde el cual serán utilizados, conforme a la frecuencia y oportunidad definida para su actualización.

· Data Warehouse: Los datos ya transformados de las fuentes originarias quedan consolidados en una sola base de datos, llamada Data Warehouse. Esta contiene la información que muestra el estado de una organización en puntos regulares de tiempo “Colección de datos orientados a temas, integrados, no volátiles y variantes en el tiempo, organizados para soportar necesidades empresariales”. Se organiza alrededor de los temas principales de la empresa. Además, estos mantienen los datos históricos, almacenando los valores de los datos a través del tiempo. Estos se estructuran de diferentes formas, siendo la más frecuente los cubos.

Cubos: Para mejorar la eficiencia y minimizar el tiempo de respuesta en el uso de altos volúmenes de datos contenidos en un Data Warehouse, se estructuran de diferentes formas. Los más frecuentes son los multidimensionales. Estos incluyen datos consolidados y datos agregados (información precalculada), así como controles para proteger el acceso a la información. Sus ventajas son una mayor rapidez de respuesta y menores requerimientos de almacenamiento físico.

· Herramientas de usuario final: Todas las aplicaciones se pueden clasificar en siete categorías:

Reportes estáticos y en vivo: los 1ros proveen una mirada de la información en una forma predeterminada. Los dos permiten al usuario manipular la información interactivamente y profundizar en los niveles de información.

Análisis multidimensional/OLAP: el procesamiento analítico en línea (OLAP) es la herramienta que el usuario puede utilizar para tener acceso directo a las estructuras que contienen datos, generalmente cubos multidimensionales, mediante software analítico. De esta manera, se tiene acceso a grandes volúmenes de datos y se logra máxima flexibilidad cuando se realizan análisis multidimensionales.

Tablero de control o comando y cuadro de mando integral: el objetivo es evaluar el desempeño de la organización con indicadores financieros y de gestión. Privilegian la accesibilidad de los datos que permitan describir situaciones significativas para quienes lo consultan. También brindan la posibilidad de profundizar el análisis.

Presupuestos y predicciones: La elaboración de presupuestos basada en BI ofrece varias ventajas como la posibilidad de realizar múltiples predicciones basadas en distintas cantidad de variables y supuestos, así como incorporar escenarios alternativos. Son posibles por la capacidad de los DW de mantener datos históricos.

Minería de Datos (Data Mining): consiste en un conjunto de técnicas con capacidad de extraer relaciones ocultas y efectuar predicciones en grandes bases de datos. Con el uso de algoritmos de búsquedas y técnicas estadísticas se pueden descubrir patrones y predecir tendencias así como correlaciones ocultas. Esta herramienta es la que está más íntimamente relacionada a la capacidad de generación de conocimiento, por eso a veces se lo vincula con el KWS (Knowledge Management Systems), aunque éste involucra un concepto más amplio.

Alertas y Distribución: cuando los datos por analizar se salen de los estándares, los agentes de software toman nota y actúan de inmediato.

Proceso de entrada: estas aplicaciones son las herramientas por las cuales se puede acceder a la información sin intervención humana entre procesos. Son más rápidos, con mayor seguridad y más económicos.

Un SIG es un sistema compuesto de un conjunto de procedimientos usados para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar datos geográficamente referenciados, es decir, objetos con una ubicación definida sobre la superficie terrestre bajo un sistema convencional de coordenadas.

La representación primaria de los datos en un SIG está basada en algunos tipos de objetos universales que se refieren al punto, línea y área. Los objetos se agrupan de acuerdo a características comunes y forman categorías o capas.

La información geográfica con la cual se trabaja en los SIG puede encontrarse en dos formatos: raster (cuando se digitaliza un mapa) y vectorial (se representa por medio de segmentos orientados de rectas o vectores)

Su razón de ser es mejorar la comunicación y coordinación de los miembros de una organización logrando que los mismos trabajen en forma más integrada en forma independiente a la función que cadauno de ellos realiza y al nivel que se encuentre en la pirámide organizacional. Su objetivo es la integración de los RH. Por Ej.: el correo electrónico o un sistema de portal institucional. Es decir que estos casos el tipo de decisión a ser tomada no condiciona a la información suministrada por estos temas, pero sin lugar a dudas ellos prestan un apoyo fundamental a mejorar la eficiencia y efectividad del grupo de personas que integran a toda la organización. Por Ej. Sistemas de Workflow, GDSS, OAS, KWS.

· Sistemas para administración del flujo de trabajo

Estos sistemas permiten diseñar, implementar y controlar los flujos de trabajo y el procesamiento de documentación dentro de una organización. Permiten resolver los procesos administrativos siendo sensibles a urgencias, montos, solicitantes y excepciones documentándolas y facilitando su control. También son útiles para ordenar las tareas operativas.

· Sistemas de colaboración empresarial (ECS) y sistemas de colaboración de grupos de trabajo (GDSS)

Los sistemas de colaboración empresarial son sistemas de información que propician la comunicación, coordinación y colaboración entre los miembros del grupo de trabajo. Su objetivo es hacer que el trabajo conjunto sea más fácil y efectivo, ayudando: comunicar, compartiendo información entre unos y otros; coordinar esfuerzos del trabajo individual y de uso de recursos; colaborar, trabajando juntos cooperativamente en proyectos y tareas.

· Sistemas de gestión documental (DMS)

Una aplicación de gestión documental permite relacionar documentos entre sí y darles una semántica común. También posibilitan la búsqueda de información dentro de todos los documentos y es capaz de ofrecer la información sobre documentos relacionados. Por eso se dice que este tipo de sistemas provee una base operativa de colaboración orientada a un contexto operacional.

· Sistemas de gestión de procesos de negocio (BPMS)

Es una metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos. Comprende cuatro etapas: Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización. Se puede pensar a estos sistemas como una integración de los Sistemas de Administración de Flujo de Trabajo con herramientas de gestión documental, e incluso a veces con funciones de los sistemas de colaboración de trabajo en grupo.

· Sistemas de automatización de oficinas (OAS)

Son las herramientas destinadas a ayudar al trabajo diario del personal administrativo de una organización. Por Ej.: Microsoft Office (procesadores de texto, hojas de cálculo, etc.; agrupadas en un paquete de software para facilitar su distribución e instalación. Estos sistemas son de uso genérico y son habitualmente utilizados por la mayoría del personal administrativo de una organización.

· Sistemas de administración del conocimiento (KWS)

Es la administración de activos intangibles que generan valor para la organización. Tiene que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La gestión documental es una de las herramientas en la que se apoya la gestión del conocimiento, pero también lo son los sistemas de trabajo en grupo (GroupWare), las Intranets, los portales corporativos, etc. La administración del conocimiento es una disciplina administrativa y empresarial con foco en los valores intelectuales de la empresa. Los KWS incluyen dos procesos de conocimiento: el explícito (puede estar representado en bases de datos) y el tácito (es incapturable, x Ej. talento, criterio, etc.)