Circuito administrativo de Compras

Identificar al mejor proveedor y gestionar la compra. Para ello se debe considerar: la capacidad para suministrar el artículo requerido, calidad, oferta, tiempo de demora en la entrega, condiciones de pago, y servicio de posventa. Para seleccionar al proveedor indicado se debe ver su desempeño histórico.

Sectores participantes:

Documentos intervinientes:

Secuencia

Parte 1: Solicitud de Compra.

Almacenes detecta necesidad de reponer. Genera solicitud de compra por duplicado. El duplicado se archiva como comprobante, y el original se envía al responsable de Compras.

Parte 2: Selección de Proveedores.

Compras recibe datos relativos a un pedido. Comienza la fase de identificar a los proveedores. Se dispone del “Histórico de Proveedores”, donde están los datos de las empresas que la organización se ha relacionado comercialmente. Se selección un número posible de proveedores. Se emite para cada uno: Solicitud de Presupuesto por duplicado. El original se envía al proveedor, el duplicado se archiva junto al original de Solicitud de Compra como constancia.

Parte 3: Adjudicación de la Compra.

Compras recibe el presupuesto. Toma el duplicado de Solicitud de Presupuesto y los compara.

Si la Solicitud de Presupuesto es errónea, se emita una nueva Solicitud en original y copia. Se envía la copia al Proveedor, se archiva el duplicado. Se ingresan a archivo de “Anulados” el Presupuesto y la Solicitud de Presupuesto antes mencionadas.

En caso de que el Presupuesto sea incorrecto se le pone la siguiente leyenda: “no coincide con lo solicitado”, y se deja constancia de ello en el duplicado de la Solicitud de Presupuesto correspondiente a dicho proveedor. Se archivan estos comprobantes con el original de la Solicitud de Compra.

En caso de estar correcto todo, se comparan los presupuestos recibidos para elegir el más conveniente. La decisión sobre la adjudicación se ejecuta en la emisión de la Orden de Compra la cual es generada en cinco copias, con los siguientes destinos:

Parte 4: recepción de la mercadería.

El Proveedor envía a Recepción la mercadería solicitada junto a dos ejemplares del Remito. La recepción asegura que recibe lo que pidió. Compara cuadriplicado de la Orden de Compra que tenía contra los Remitos recibidos y la mercadería.

Si todo está en orden, firma los dos Remitos y archiva el cuadruplicado nuevamente. El duplicado del Remito vuelve al Proveedor y el original es enviado a Cuentas a Pagar, para agregarle el Legajo de Pago. Con la información del Remito se genera un Parte de Recepción en original y dos copias.

El original del Parte de Recepción se envía a Compras, donde se verifica consultando al archivo “Pendientes de Cumplimiento”, que la mercadería recibida corresponda con la Orden de Compra que mantenía pendiente.

Si está conforme, se archivan estos comprobantes juntos.

Caso contrario, se mantiene como pendiente la Orden de Compra hasta que la provisión de la mercadería esté completa.

El duplicado y el triplicado de la parte de recepción se envían a Almacenes junto con la mercadería.

Parte 5: Almacenamiento de la mercadería.

Almacenes, en base al duplicado de Solicitud de Compra, y duplicado y triplicado del Parte de Recepción, verifica coincidencia con la mercadería.

De ser correcta, firma el duplicado de Parte de Recepción y lo envía a Recepción junto con el duplicado de Solicitud de Compra, donde se archiva.

Con el triplicado del Parte de Recepción, se actualiza el Stock. El triplicado, del Parte de Recepción se envía a Contaduría para que proceda al registro contable de la compra.

Parte 6: Registros Contable.

El ingreso de la mercadería comprada significa que la operación ha concluido. La transacción debe ser contabilizada.

Parte 7: Recepción de la Factura.

El Proveedor envía la factura (original), al sector de Cuentas a Pagar, donde es archivada en el Legajo de Pago.

Formas de Compra